Les pièces à donner à son comptable chaque mois.

Ce guide reprend les pièces à rassembler, une méthode simple pour les classer, les oublis les plus courants et une check-list à utiliser en fin de mois. La liste exacte dépend de votre activité : votre comptable reste le mieux placé pour vous dire ce dont il a besoin.

Les pièces à rassembler chaque mois

Les factures de vente. Toutes les factures émises dans le mois, y compris les avoirs et les factures d'acompte.

Les factures d'achat et de frais. Fournisseurs, sous-traitants, abonnements, téléphone, carburant, repas d'affaires… Chaque dépense professionnelle a besoin de son justificatif.

Les relevés bancaires. Ceux de tous les comptes professionnels, y compris un compte secondaire ou une carte rattachée à un autre compte.

Les encaissements en espèces. Si vous en recevez, un relevé de caisse ou au moins la liste des montants encaissés.

Les nouveaux contrats. Un emprunt, un leasing, une location, une assurance signés dans le mois, avec leur échéancier.

Les éléments de paie. Si vous avez des salariés, les informations du mois (heures, absences, primes), à voir avec la personne qui établit les fiches de paie.

Comment les classer

Un dossier par mois, partagé avec votre comptable, suffit dans la plupart des cas. Pour vous y retrouver facilement, nommez chaque fichier de la même façon, par exemple : date, fournisseur, montant (2026-10-03_Orange_39,99.pdf).

Une méthode simple : un tableau des opérations relié aux factures

Dans un tableau partagé sur Google Drive, chaque opération du relevé bancaire a sa ligne, les paiements comme les virements reçus. Pour chacune, on note la date, le libellé de la banque, le montant, le fournisseur ou le client, le lien vers la facture et, si besoin, un commentaire.

En fin de mois, les lignes sans lien montrent ce qu'il reste à récupérer. La colonne commentaire sert à noter pourquoi une pièce manque, pour savoir quoi relancer et auprès de qui. Votre comptable, lui, retrouve chaque facture en un clic, sans avoir à vous la demander.

Les oublis les plus fréquents

Les acomptes sans facture. Un acompte a été payé ou reçu, mais la facture d'acompte n'a pas encore été établie. Sur le relevé, l'opération apparaît sans pièce en face. Le plus simple est d'émettre ou de demander la facture d'acompte au moment du paiement.

Les factures jamais reçues. Le fournisseur a été payé, mais sa facture n'est jamais arrivée. Il suffit souvent d'un mail pour la lui demander, à condition de s'en rendre compte avant la fin du mois.

Les factures perdues dans les mails. Elle a bien été reçue, mais personne ne l'a enregistrée, et elle se noie au milieu des autres messages. Un dossier ou un libellé « Factures » dans la messagerie, et le réflexe de la ranger dès réception, évitent de la chercher trois semaines plus tard.

Quand l'envoyer

Le plus efficace est de fixer une date avec votre comptable, toujours la même, par exemple le 5 ou le 10 de chaque mois. Elle dépend de ses propres échéances, notamment pour la TVA : demandez-lui celle qui l'arrange.

La check-list de fin de mois

Pour finir

Si rassembler ces pièces chaque mois vous prend trop de temps, ADMINALYS peut s'en occuper à votre place, à distance et dans vos outils : classement des factures, tableau des opérations, relance des pièces manquantes et envoi du dossier à votre comptable. Le détail est sur la page Factures et règlements.

Guide mis à jour en octobre 2026. Les besoins varient selon l'activité et le régime fiscal : vérifiez avec votre expert-comptable la liste exacte des pièces qu'il attend.