Suivre ses commandes Shopify dans Google Sheets, sans ressaisie.

Le problème

Beaucoup de petites boutiques suivent leurs commandes dans un tableau à part. Shopify affiche bien la liste des commandes, mais on veut souvent autre chose : une vue d'ensemble, ses propres colonnes, un fichier à partager avec la personne qui prépare les colis.

Alors on recopie. Le numéro, le client, le montant, le statut. Puis on revient mettre la ligne à jour quand le colis part. Tant qu'il y a cinq commandes par semaine, ça tient. À vingt ou trente, une ligne est oubliée, un statut n'est pas corrigé, et on découvre un colis en retard le jour où le client écrit.

Ce qu'on veut obtenir

Un tableau Google Sheets où chaque commande arrive toute seule, sur une nouvelle ligne, avec :

• le numéro de commande, la date, le client et le montant ;
• le statut du paiement et celui de l'expédition, en français ;
• le nombre de jours écoulés depuis la commande ;
• une alerte « En retard » quand une commande payée n'est pas partie au bout de deux jours.

Quand la commande est expédiée dans Shopify, la ligne se complète d'elle-même : le statut passe à « Expédiée », le transporteur, le numéro de suivi et la date d'expédition se remplissent, et l'alerte disparaît.

Ce qu'il faut

Trois outils suffisent, et rien n'est à installer dans la boutique :

• Shopify, où arrivent les commandes ;
• Google Sheets, pour le tableau ;
• Make, un outil d'automatisation qui fait le lien entre les deux.

Make fonctionne par « scénarios » : une suite de modules qui se déclenchent l'un après l'autre. Il en faut deux ici, un pour ajouter les nouvelles commandes, un pour les mettre à jour quand elles partent.

Étape 1 : préparer le tableau

On commence par le tableau, parce que Make écrira dans ses colonnes en se repérant à leurs titres.

Les colonnes se répartissent en trois groupes :

• Celles que Make remplit à l'arrivée de la commande : numéro, date, client, e-mail, montant, paiement, expédition.
• Celles que Make remplit à l'expédition : transporteur, numéro de suivi, date d'expédition.
• Celles que le tableau calcule seul : jours d'attente et alerte.

Les jours d'attente sont la différence entre la date de commande et aujourd'hui, ou la date d'expédition une fois le colis parti. L'alerte affiche « En retard » quand la commande est encore à expédier et que ce nombre atteint deux jours. Ce seuil se règle selon vos délais.

Un point compte plus que les autres : les formules ne doivent pas être recopiées d'avance sur des centaines de lignes. Pour Make, une ligne qui contient une formule est une ligne occupée, et il ajouterait les commandes tout en bas du tableau. On écrit donc une seule formule par colonne, placée dans la ligne de titre, qui s'applique à toute la colonne.

Étape 2 : faire arriver les commandes

Le premier scénario tient en deux modules.

1. Shopify, « Watch orders » : il surveille les commandes, classées par date de création, et transmet chaque nouvelle commande.
2. Google Sheets, « Add a Row » : il ajoute une ligne et place chaque information dans sa colonne.

Shopify envoie les statuts en anglais et en majuscules, comme PAID ou UNFULFILLED. Plutôt que de les traduire dans le tableau, on demande à Make de le faire avant d'écrire, avec une fonction qui remplace chaque valeur par son équivalent : « Payé », « En attente », « À expédier », « Expédiée ». Le tableau reçoit directement du français, et les couleurs comme l'alerte s'appuient sur ces mots.

Étape 3 : mettre à jour la ligne à l'expédition

C'est l'étape qu'on oublie le plus souvent, et celle qui rend le tableau fiable. Sans elle, une commande partie resterait « À expédier », et l'alerte de retard s'afficherait à tort.

Le second scénario est indépendant du premier. Il enchaîne cinq modules, encadrés par deux filtres.

1. Shopify, « Watch orders », réglé cette fois sur la date de mise à jour : il réagit quand une commande change.
2. Google Sheets, « Search Rows » : il retrouve dans le tableau la ligne qui porte ce numéro de commande.
3. Google Sheets, « Update a Row » : il passe le statut à « Expédiée » et inscrit la date.
4. Shopify, un appel à son interface de données : il va chercher le transporteur et le numéro de suivi, que le premier module ne fournit pas.
5. Google Sheets, « Update a Row » : il les écrit sur la même ligne.

Le premier filtre ne laisse passer que les commandes expédiées, sinon le scénario réagirait à la moindre modification. Le second vérifie qu'une ligne a bien été trouvée avant d'écrire.

Les limites à connaître

Ce montage rend service, mais il a ses limites, et mieux vaut les connaître avant de s'y fier.

• Ce n'est pas instantané. Make passe à intervalles réguliers, toutes les quinze minutes dans notre réglage. Une commande passée à l'instant peut mettre quelques minutes à apparaître.
• La date d'expédition est celle de la dernière mise à jour de la commande. Dans la plupart des cas, c'est le moment où elle a été traitée. Si la commande est modifiée plus tard, la date change aussi.
• Chaque module exécuté est compté par Make. Le volume inclus dépend de la formule choisie : à vérifier avant de brancher une boutique qui reçoit beaucoup de commandes.
• Un montage s'entretient. Quand Shopify ou Make modifie un module, il faut parfois reprendre un réglage.
• À partir d'un certain volume, un logiciel dédié devient préférable. Un tableau convient très bien à quelques dizaines de commandes par semaine, moins à plusieurs centaines par jour.

Trois pièges rencontrés en le construisant

La traduction automatique du navigateur. Make est en anglais, et le navigateur propose de traduire la page. Il ne faut pas : la traduction réécrit le contenu des champs et efface ce qu'on y tape. Une formule disparaît, une valeur de filtre est remplacée, et le scénario s'arrête sans raison apparente. On désactive la traduction pour ce site avant de commencer.

Une commande expédiée avant d'être dans le tableau. Si le second scénario passe avant le premier, il cherche une ligne qui n'existe pas encore et s'arrête en erreur. Le filtre « ligne trouvée » règle le problème : faute de ligne, le scénario ne fait rien. La commande arrivera ensuite par le premier scénario, déjà marquée « Expédiée », mais sans transporteur ni date : ce cas reste à compléter à la main.

Les dates dans un format illisible. Shopify transmet les dates sous une forme technique, du type 2026-10-09T16:42:05+02:00. Écrite telle quelle, elle n'est pas reconnue comme une date par le tableau, et les calculs de délai restent vides. On la met en forme dans Make avant de l'écrire.

Pour finir

Une fois en place, ce suivi ne demande plus de saisie. On ouvre le tableau le matin, on voit ce qui doit partir et ce qui a pris du retard.

Le mettre en place prend quelques heures la première fois, surtout pour les réglages de la mise à jour à l'expédition. Si vous préférez qu'on s'en occupe, c'est ce qu'ADMINALYS installe dans les outils des boutiques en ligne : voir Commandes, stocks et SAV.